Le standard externalisé représente une meilleure solution pour rationner les couts du service d’appels téléphonique. Les regroupements des cabinets médicaux ont recours à ce service de télésecrétariat externe pour minimiser les surcharges et réaliser des économies. Les professionnels de santé tendent à améliorer leurs services en se consacrant davantage à la bonne pratique de leur métier.

Pourquoi externaliser votre standard téléphonique ? 

Plateforme secrétariat médical externalisé, une solution lors de la surcharge

Tout cabinet médical peut subir une surcharge ponctuelle d’activité, ce qui peut engendrer des problèmes au niveau de l’accueil de la patientèle. Le débordement du médecin et de sa secrétaire serait désagréable pour les patients qui seraient en conséquence ignorés où mal reçus. Le service de la plateforme téléphonique est le meilleur recours pour pallier ces difficultés. Les services externes mettent à la disposition de leurs clients des télésecrétaires respectueuses des consignes et du secret médical. L’accueil peut être ainsi assuré sans interruption ou en fonction des besoins.

Les différentes pratiques du télésecrétariat

Pour assurer la gestion des tâches administratives, les professionnels de santé qui optent pour le service de télésecrétariat médical ont la possibilité de choisir entre une secrétaire à distance travaillant pour son propre compte ou par l’intermédiaire d’une société spécialisée. En externe, on propose une permanence médicale spécialisée sur le créneau de l'accueil et de la gestion des appels entrants. Par contre en interne, c’est une secrétaire travaillant chez un hôte qui aura à sa charge l'accueil téléphonique des patients et des confrères, le saisi de documents la comptabilité, la gestion d’agenda,...

Externalisation téléphonique : rôle de la secrétaire à distance

La secrétaire médicale à distance est une valeur ajoutée sûre pour les médecins. C’est l’interlocutrice privilégiée des patients qui sont à la recherche d’un renseignement ou d’un rendez-vous médical en ligne. Elle garantit avec son accueil chaleureux et sa capacité d’écoute, la satisfaction optimale de ses clients. Les généralistes et spécialistes de la santé ont mis en place un standard externalisé via cette secrétaire externe capable d’assurer l’accueil des appels médicaux et de gérer l’agenda médical dans le respect des consignes. Avec le standard téléphonique médical externalisé et la forte disponibilité des secrétaires, le risque d’appels sans réponse est estimé à zéro.

Prise de rendez-vous en ligne

Grace au service de prise de rendez-vous en ligne et la télésecrétaire médicale, les patients pourront librement prendre un rendez-vous selon les disponibilités du médecin. Outre le fait de configurer l’agenda conformément aux consignes, un SMS ou un e-mail sera envoyé aux patients qui attendent pour prendre un rdv en ligne et ce en cas d’annulation. 

Grâce à cette sélection, le rdv sera accordé sans aucun dérangement. Aussi, coté qualité, le patient sera bien accueilli en ayant la certitude que la personne qui le reçoit fera tout pour le satisfaire. Après la phase de qualification de l’appel, la télésecrétaire prend le soin de déterminer le degré d’urgence de l’appel téléphonique médical, procède à la prise de message ou à l’aboutement de l’appel.

Gestion du standard téléphonique externalisé

Pour faire face à l’absence prolongée de la secrétaire médicale ou pour gérer un volume d’appels importants, beaucoup de médecins et professionnels de santé décident d’externaliser la gestion de leur standard téléphonique. La bonne gestion du secrétariat externalisé pour le corps médical doit être assurée par des professionnels. L’objectif est de satisfaire les interlocuteurs notamment les patients en les écoutant et en leur répondant avec un large sourire. La prise de messages et rendez-vous doit être irréprochable, sans erreurs, ni doublons afin de se garantir une tranquillité d’esprit quotidienne tout en évitant de contrarier les patients.

Rappel de rendez-vous médicaux en ligne

De nombreux professionnels du secteur médical sont confrontés à un taux élevé de rdv oubliés ; pour ceci, ils ont recours à opter un expert de l’externalisation téléphonique. Grâce à un service de rappel de rdv médicaux en ligne via SMS, le médecin parviendra à pallier l’absence des patients pour leurs rendez-vous et lui permet d’optimiser son planning en ligne afin d’éviter les désistements de dernière minute. Il s’agit d’un service très pratique permettant l’envoi par SMS d’un rappel de vos rendez-vous à vos patients. L’intitulé du message est entièrement libre et personnalisable de même que la cible de l’envoi.